Création d’intranet SharePoint : les étapes pour réussir votre projet

La création d’un intranet SharePoint permet de réunir les actualités, les ressources et les accès utiles aux collaborateurs dans un espace commun. Pour que cet espace trouve sa place dans le quotidien des équipes, il faut préparer ses contenus, organiser la navigation et faciliter sa mise à jour.
Quels besoins privilégier ? Jusqu’où personnaliser le design ? Comment rendre les contributeurs autonomes ? Voici les étapes pour construire un intranet SharePoint adapté à votre entreprise, depuis le cadrage jusqu’à son lancement.

Commencez par définir les usages prioritaires, puis organisez les informations et les accès. Concevez ensuite les modèles de pages, intégrez les contenus et testez les parcours avec des collaborateurs. La formation des contributeurs et le suivi après lancement permettent de faire vivre l’intranet dans la durée.
Chez Studionet, notre agence SharePoint accompagne cette démarche en associant conception, design sur mesure et intégration. L’objectif est de proposer un environnement qui reflète votre identité et que vos équipes peuvent administrer au quotidien.

Avant de choisir les fonctionnalités, identifiez les difficultés que l’intranet doit résoudre. Un responsable communication peut chercher à mieux diffuser les actualités du groupe. Les RH peuvent vouloir rendre les procédures plus faciles à retrouver. Les collaborateurs attendent souvent un accès rapide aux documents, aux contacts et aux outils métier.

Réunissez les représentants de la communication, des RH et de l’IT, ainsi que quelques utilisateurs de métiers ou de sites différents. Demandez-leur de décrire des situations concrètes : retrouver une procédure, découvrir un nouveau service ou accéder à une application.

Retenez un périmètre de lancement réaliste. Pour chaque besoin, précisez le public concerné, le contenu nécessaire et la personne responsable. Vous disposerez ainsi d’une base pour arbitrer les demandes et éviter de multiplier les rubriques peu utilisées.

L’arborescence doit aider les utilisateurs à trouver une réponse avec des intitulés qu’ils comprennent. Reproduire l’organigramme de l’entreprise ne suffit pas toujours : un collaborateur peut chercher une information sans savoir quel service la publie.

Par exemple, une entrée « Mon quotidien » peut rassembler les informations pratiques, tandis que « Mes outils » donne accès aux applications. Testez ces intitulés sur quelques tâches simples avant de valider la navigation.

Côté technique, un site de communication SharePoint peut servir de point de départ pour diffuser l’information. Lorsque plusieurs sites doivent être organisés ensemble, une architecture avec un site hub peut être étudiée avec l’IT. Le choix dépend de votre organisation et de vos règles de gouvernance.

Définissez aussi qui peut consulter, modifier et publier les contenus. La mise en avant d’une information pour un public donné ne remplace pas la gestion des autorisations lorsqu’un document doit rester confidentiel.

Le design doit rendre l’information lisible et donner une place claire aux usages prioritaires. Sur la page d’accueil, distinguez les actualités, les raccourcis et les services utiles. Évitez que chaque bloc ait la même importance visuelle.

Travaillez d’abord les wireframes pour valider l’organisation des pages, puis les maquettes graphiques. Les couleurs, les typographies, les images et les composants doivent former un ensemble cohérent avec votre identité. Vérifiez aussi la lisibilité, les contrastes et la navigation au clavier.

Notre approche du design SharePoint sur mesure permet de traduire votre charte graphique dans les interfaces de l’intranet. Les maquettes servent de support de validation avant l’intégration et aident les équipes à se projeter dans leur futur outil.

Définissez les types de pages nécessaires : accueil, présentation d’un service, page de contenu, actualité ou accès aux ressources. Des modèles réutilisables permettent de conserver une cohérence visuelle et de simplifier la création des pages suivantes.

Avec des templates SharePoint adaptés à vos contenus, les contributeurs disposent d’un cadre commun. Prévoyez néanmoins plusieurs situations : un texte court, une page riche en documents ou une présentation illustrée ne demandent pas la même mise en page.

Sélectionnez les fonctionnalités à partir des besoins validés. Les composants natifs constituent une première base. Les personnalisations et les composants complémentaires doivent répondre à un usage identifié, avec des conditions de maintenance et de déploiement claires.

Pour enrichir les mises en page et faciliter la contribution, Studionet Editor apporte des possibilités supplémentaires directement dans SharePoint. Il peut accompagner un projet qui nécessite des contenus plus personnalisés tout en conservant une interface de contribution adaptée aux équipes.

La reprise des contenus représente une part importante du projet. Faites l’inventaire des pages et documents existants, supprimez les doublons et faites valider les informations qui restent utiles. Un contenu ancien doit être revu avant d’être remis en avant.

Pour chaque rubrique, désignez un responsable et rassemblez les textes, visuels et documents attendus. Utilisez des titres explicites et des noms de fichiers compréhensibles. Définissez les catégories et métadonnées nécessaires lorsque les utilisateurs doivent filtrer ou rechercher les ressources.

Notre prestation d’intégration de contenu SharePoint accompagne la mise en forme des pages et leur cohérence avec les modèles retenus. Préparer quelques pages avec des contenus réels permet de repérer tôt les limites d’une maquette ou les informations manquantes.

Avant l’ouverture, faites tester les tâches principales par un groupe de collaborateurs : trouver une actualité, ouvrir un document, rejoindre une application ou accéder aux informations de leur service. Vérifiez les liens, les autorisations et l’affichage sur les appareils utilisés dans votre organisation.

Les contributeurs doivent également essayer leurs propres tâches : créer une page, modifier un texte, ajouter un visuel et publier une actualité. Leurs retours permettent d’ajuster les modèles et les consignes avant de généraliser leur usage.

Prévoyez une formation fondée sur vos contenus et vos modèles. Notre accompagnement et formation SharePoint aide les équipes à prendre en main leur environnement et à développer leur autonomie. Des consignes éditoriales partagées complètent cette prise en main.

Préparez une communication de lancement qui montre les services rendus : où retrouver les informations RH, comment accéder aux outils ou où consulter les actualités. Donnez aux collaborateurs un point de contact pour signaler une difficulté ou proposer une amélioration.

Après le lancement, observez les usages et recueillez les retours. Identifiez les rubriques difficiles à trouver, les pages à actualiser et les questions récurrentes. Prévoyez une revue régulière avec les responsables de contenus pour décider des ajustements utiles.

Le budget dépend du nombre de modèles, du niveau de personnalisation, des fonctionnalités attendues et du volume de contenus à intégrer. Un intranet destiné à une seule entité ne demande pas le même travail qu’un portail multilingue réunissant plusieurs sites.

Pour comparer des propositions, vérifiez ce qui est inclus : ateliers, maquettes, intégration, reprise des contenus, formation et accompagnement après lancement. Distinguez également les licences Microsoft 365, les éventuels composants complémentaires et les prestations de maintenance.

Le calendrier dépend autant de la réalisation que de la disponibilité des contenus et des validations. Préparez les interlocuteurs, les accès techniques et les circuits de décision dès le démarrage. Un chiffrage et un planning fiables reposent sur ce périmètre partagé.

• Commencer les maquettes avant d’avoir identifié les parcours prioritaires et les contenus disponibles.
• Multiplier les fonctionnalités sans définir qui les utilisera et qui les administrera.
• Migrer tous les documents existants sans vérifier leur utilité et leur actualité.
• Attendre la fin du projet pour impliquer l’IT ou former les contributeurs.
• Lancer l’intranet sans responsable éditorial ni organisation pour son suivi.

Les réalisations permettent de comparer les besoins et les choix de conception. Pour le Groupe Rocher, Studionet a travaillé sur l’identité graphique et la déclinaison des pages principales de l’intranet.

Le projet Groupe Etam illustre également notre travail sur l’organisation des interfaces et la cohérence visuelle.
Ces exemples servent à nourrir votre réflexion. Les modèles et les parcours doivent ensuite être adaptés à vos publics, à vos contenus et aux moyens de votre équipe de contribution.